#EventContractsLaunch Ra mắt Hợp đồng Sự kiện

Hôm nay, chúng tôi ra mắt Hợp đồng Sự kiện.

Đây là một cách mới để vận hành sự kiện. Thỏa thuận rõ ràng, thanh toán rõ ràng và trách nhiệm rõ ràng cho tất cả những người liên quan. Ban tổ chức, nhà sáng tạo, thương hiệu, địa điểm và người tham dự đều biết trước điều gì sẽ xảy ra trước khi chiếc vé đầu tiên được bán.

Chúng tôi đã xây dựng việc này trong 14 tháng qua. Chúng tôi thử nghiệm với 60 sự kiện. Từ các buổi gặp mặt quy mô 80 người đến các hội nghị quy mô 12.000 người. Phản hồi luôn giống nhau mỗi lần. Phần sáng tạo của sự kiện thì vui. Phần vận hành mới là thứ khiến mọi người kiệt sức.

Vậy nên chúng tôi đã sửa phần vận hành.

Chúng tôi đang giải quyết vấn đề gì

Nếu bạn từng tổ chức một sự kiện, bạn sẽ biết “kịch bản” đó.

Bạn đặt địa điểm. Bạn thuê diễn giả. Bạn bán vé. Bạn tìm đối tác tài trợ. Và sau đó, bạn dành phần lớn thời gian để đuổi theo giấy tờ.

Hợp đồng nằm trong hộp thư đến. Hóa đơn đến trễ. Một diễn giả hủy 10 ngày trước và không có chính sách. Một nhà tài trợ yêu cầu báo cáo và bạn dành cả cuối tuần trong bảng tính. Một nhà cung cấp giao thứ khác với những gì đã hứa. Một người tham dự muốn hoàn tiền và bạn không biết chính sách là gì.

Kết quả là căng thẳng, mất tiền và các nhóm quá kiệt sức để làm thêm một sự kiện nữa.

Chúng tôi đã trao đổi với hơn 300 ban tổ chức trong năm nay. Các agency, lãnh đạo cộng đồng, đội nhóm doanh nghiệp, nhà sáng tạo. 84% cho biết vận hành và pháp lý là rào cản lớn nhất để tổ chức thêm nhiều sự kiện hơn.

Vì vậy, chúng tôi đã xây dựng Hợp đồng Sự kiện.

Hợp đồng Sự kiện là gì

Hãy nghĩ về chúng như các thỏa thuận “thông minh” được thiết kế riêng cho sự kiện. Bạn đặt điều khoản một lần. Ai làm gì. Khi nào thanh toán. Điều gì xảy ra nếu ai đó hủy. Dữ liệu nào được chia sẻ. Rồi hợp đồng sẽ tự vận hành.

Có bốn loại hợp đồng cốt lõi.

Thứ nhất, Nhân sự tài năng và Nhà sáng tạo.

Đặt một diễn giả, người dẫn chương trình, nghệ sĩ hoặc người có ảnh hưởng. Hợp đồng bao gồm phí, chi phí đi lại, quyền đối với nội dung, điều khoản hủy và các hạng mục bàn giao. Thanh toán được giữ trong tài khoản ký quỹ và được giải phóng khi họ đến và bàn giao. Nếu họ hủy trong khung thời gian đã thống nhất, khoản phạt sẽ tự động kích hoạt. Không email vòng vo.

Thứ hai, Địa điểm và Nhà cung cấp.

Dịch vụ catering, AV, an ninh, sản xuất, agency marketing. Bạn xác định phạm vi, mốc thời gian và các đợt thanh toán. Nếu nhà cung cấp trễ deadline, khoản phạt sẽ được áp dụng. Nếu bạn hủy, chính sách đặt cọc của bạn sẽ được áp dụng. Tất cả được theo dõi trên một bảng điều khiển.

Thứ ba, Nhà tài trợ và Đối tác.

Xác định hạng mục bàn giao trước. Vị trí logo, kích thước gian hàng, khung phát biểu, quét lead, báo cáo sau sự kiện. Thanh toán gắn với các mốc. Sau sự kiện, báo cáo sẽ được tạo tự động từ dữ liệu check-in, quét badge và các chỉ số tương tác. Không còn công việc thủ công.

Thứ tư, Người tham dự.

Điều khoản vé, chính sách hoàn tiền, quy tắc ứng xử. Nếu một sự kiện bị hủy, quy trình hoàn tiền sẽ tự động. Nếu sự kiện được dời lịch, người tham dự chọn hoàn tiền hoặc chuyển nhượng. Tính minh bạch ngay từ đầu đồng nghĩa với việc về sau sẽ có ít ticket hỗ trợ hơn.

Tất cả điều này nằm trong một nơi. Bạn, bên còn lại và bất kỳ ai bạn mời đều có thể xem trạng thái. Xanh nghĩa là hoàn tất. Vàng nghĩa là đang chờ. Đỏ nghĩa là cần hành động.

Vì sao 2026 là thời điểm phù hợp

Sự kiện đã quay trở lại. Nhưng chúng khác đi.

Số người tham dự trực tiếp tăng 22% so với cùng kỳ năm trước. Các hoạt động offsite doanh nghiệp, buổi gặp gỡ của nhà sáng tạo, hoạt động kích hoạt thương hiệu và hội nghị cộng đồng đều đang tăng trưởng.

Đồng thời, kỳ vọng cũng cao hơn. Người tham dự kỳ vọng trải nghiệm mượt mà. Nhà tài trợ kỳ vọng dữ liệu ROI. Nhà sáng tạo kỳ vọng được thanh toán đúng hạn. Và đội nhóm được kỳ vọng làm tất cả điều này với ít người hơn.

Cách cũ với PDF, chuyển khoản ngân hàng và bảng tính không thể mở rộng.

Hợp đồng Sự kiện làm được điều đó.

Cách hoạt động

Bước 1. Tạo sự kiện. Thêm ngày, địa điểm, quy mô, ngân sách.

Bước 2. Thêm các bên. Mời diễn giả, địa điểm, nhà tài trợ của bạn. Mỗi bên sẽ nhận một mẫu đã điền sẵn theo chuẩn ngành. Bạn có thể chỉnh sửa mọi điều khoản.

Bước 3. Thống nhất và ký. Chữ ký điện tử. Mọi thứ được lưu và có thể kiểm tra dấu vết.

Bước 4. Thực thi. Thanh toán được giữ trong tài khoản ký quỹ. Các mốc sẽ tự động kích hoạt. Dữ liệu check-in và dữ liệu tương tác chảy vào trong suốt sự kiện.

Bước 5. Kết thúc. Thanh toán cuối cùng được giải phóng. Báo cáo được tạo ra. Thu thập phản hồi. Hợp đồng được lưu trữ.

Với một buổi meetup đơn giản, bạn có thể thiết lập trong 20 phút. Với một hội nghị lớn, nó thay thế cả tuần làm pháp lý và vận hành.

Điều gì làm nó khác với công cụ thỏa thuận thông thường

Ba điểm.

Thứ nhất, nó được xây dựng cho sự kiện. Công cụ thông thường không biết “rider” của diễn giả là gì. Chúng không biết quét lead gian hàng là gì. Các mẫu của chúng tôi được viết bởi những người đã từng tổ chức sự kiện.

Thứ hai, tiền được tích hợp sẵn. Thanh toán, ký quỹ, hoàn tiền và khoản phạt là một phần của hợp đồng. Không phải một hệ thống tách rời. Điều đó đồng nghĩa ít thủ tục hơn và ít rủi ro hơn.

Thứ ba, nó kết nối với dữ liệu. Sau sự kiện, bạn không cần tự tay tổng hợp danh sách tham dự. Nếu bạn dùng check-in của chúng tôi hoặc các tích hợp, báo cáo cho nhà tài trợ sẽ tự viết. Đây chính là điều các nhà tài trợ muốn ở 2026. Bằng chứng.

Những gì chúng tôi học được trong giai đoạn beta

Chúng tôi đã chạy 60 sự kiện trên nền tảng này từ tháng 1 đến tháng 6.

Ban tổ chức trung bình tiết kiệm 11 giờ mỗi sự kiện cho phần hành chính.

94% khoản thanh toán được giải phóng đúng hạn.

Không có tranh chấp nào cần hòa giải thủ công.

Tỷ lệ gia hạn tài trợ cao hơn 31% khi họ nhận được báo cáo tự động trong vòng 7 ngày.

Dưới đây là 3 ví dụ.

Ví dụ 1. Một nhà sáng tạo tổ chức workshop cho 400 người. Trước đây, cô mất 2 tuần để đuổi theo hóa đơn. Với Hợp đồng Sự kiện, cô thiết lập mọi thứ trong 45 phút. Thanh toán được giải phóng tự động sau sự kiện. Cô nói cảm giác giống như có một đội vận hành.

Ví dụ 2. Một thương hiệu làm tour 4 thành phố. Mỗi thành phố có địa điểm và đối tác địa phương khác nhau. Họ dùng một mẫu tổng và nhân bản. Tất cả thanh toán và báo cáo được tập trung. Bộ phận tài chính chốt sổ trong 4 ngày thay vì 4 tuần.

Ví dụ 3. Một tổ chức phi lợi nhuận tổ chức gala. Các nhà tài trợ lo lắng về ROI. Báo cáo tự động sau sự kiện hiển thị số người tham dự, lượt nhắc trên mạng xã hội và các lần quét lead. Hai nhà tài trợ đã ký các thỏa thuận đa năm ngay tại chỗ.

Dành cho ai

Ban tổ chức cộng đồng tổ chức meetup hằng tháng. Bạn có thể trông chuyên nghiệp và trả tiền cho người khác mà không bị căng thẳng.

Nhà sáng tạo tổ chức show trực tiếp, workshop hoặc retreat. Bạn có thể bán vé và quản lý đội của mình với các điều khoản rõ ràng.

Agency chạy hoạt động kích hoạt thương hiệu. Bạn có thể quản lý 15 nhà cung cấp và 5 nhà tài trợ mà không bị mất dấu.

Doanh nghiệp chạy hội nghị người dùng. Bạn có thể cung cấp cho pháp lý và tài chính những gì họ cần, nhưng vẫn di chuyển nhanh.

Về niềm tin, bảo mật và tuân thủ

Chúng tôi biết tiền bạc và thỏa thuận là những vấn đề nhạy cảm.

Tất cả quỹ được giữ với các đối tác được cấp phép. Bạn có thể chi trả bằng tiền pháp định (fiat) hoặc stablecoins.

Tất cả hợp đồng đều dùng chữ ký điện tử có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý.

Tất cả dữ liệu đều được mã hóa. Bạn kiểm soát ai nhìn thấy gì.

Chúng tôi mua bảo hiểm cho hủy sự kiện và gian lận.

Chúng tôi có đội ngũ giải quyết tranh chấp theo cách thủ công. Trong giai đoạn beta, chúng tôi không cần đến một lần nào, nhưng nó vẫn ở đó.

Giá

Chúng tôi muốn sản phẩm này dễ tiếp cận.

Với sự kiện miễn phí và meetup cộng đồng, bộ công cụ hợp đồng cốt lõi là miễn phí. Bạn chỉ trả phí xử lý thanh toán.

Với sự kiện trả phí, chúng tôi lấy một tỷ lệ nhỏ từ doanh thu bán vé và thanh toán của nhà tài trợ. Không có phí hằng tháng. Không có chi phí ẩn.

Với doanh nghiệp chạy từ 10 sự kiện trở lên mỗi năm, chúng tôi có gói cố định kèm hỗ trợ chuyên biệt và mẫu tùy chỉnh.

Những gì có trong lộ trình

Đây là phiên bản 1. Dưới đây là những gì sắp tới.

Thanh toán quốc tế và xử lý thuế. Trả tiền cho một diễn giả ở châu Âu và cho một nhà cung cấp ở châu Á mà không có độ phức tạp.

Rà soát hợp đồng bằng AI. Nó gắn cờ các điều khoản rủi ro và đề xuất điều khoản tốt hơn dựa trên hàng nghìn sự kiện trong quá khứ.

Thị trường. Xem các diễn giả, địa điểm và nhà cung cấp đã được thẩm định, những bên đã dùng Hợp đồng Sự kiện.

Benchmarking. Xem cách định giá và số người tham dự của bạn so với các sự kiện tương tự.

Chúng tôi đang xây dựng công khai. Nếu bạn có yêu cầu tính năng, hãy gửi. Chúng tôi đọc chúng.

Vì sao điều này quan trọng với ngành

Sự kiện là cách để mọi người kết nối. Chúng là cách thương hiệu xây dựng niềm tin. Chúng là cách nhà sáng tạo kiếm sống. Nhưng phần kinh doanh đã bị “hỏng” quá lâu.

Khi ban tổ chức dành ít thời gian hơn cho hành chính, họ dành nhiều thời gian hơn cho chương trình. Diễn giả tốt hơn. Trải nghiệm tốt hơn. Cộng đồng tốt hơn.

Khi nhà sáng tạo được trả tiền đúng hạn, họ sẽ nói “có” với nhiều sự kiện hơn.

Khi nhà tài trợ có dữ liệu thực, họ sẽ đầu tư nhiều hơn.

Khi người tham dự biết chính sách trước, họ mua sớm hơn.

Điều đó tạo thành một vòng quay gia tốc. Và nó bắt đầu từ các hợp đồng rõ ràng.

Cách bắt đầu

Vào bảng điều khiển. Tạo sự kiện đầu tiên của bạn. Mời một người. Bạn sẽ thấy nó đơn giản thế nào.

Chúng tôi cũng đang chạy các buổi onboarding trong tháng này. 30 phút. Chúng tôi hướng dẫn bạn làm hợp đồng đầu tiên.

Nếu bạn có một sự kiện trong 90 ngày tới, hãy thử. Thậm chí chỉ với một nhà cung cấp. Bạn sẽ cảm nhận sự khác biệt ngay lập tức.

Ghi chú về AI và tự động hóa

Chúng tôi dùng AI để hỗ trợ, không phải để thay thế con người.

AI gợi ý điều khoản hợp đồng dựa trên loại hình sự kiện của bạn.

AI soạn báo cáo cho nhà tài trợ từ dữ liệu của bạn.

AI gắn cờ các deadline bạn có thể bỏ lỡ.

Nhưng con người vẫn đưa ra quyết định. Gu và mối quan hệ vẫn còn quan trọng.

Những ý nghĩ cuối cùng

Tôi đã từng tổ chức sự kiện. Tôi đã từng là người phải chờ 60 ngày để được thanh toán. Tôi cũng đã từng là người chứng kiến việc một nhà cung cấp không xuất hiện.

Thật mệt mỏi.

Hợp đồng Sự kiện là nỗ lực của chúng tôi để khắc phục điều đó. Để việc tổ chức sự kiện trở nên vừa sáng tạo vừa hào hứng như việc tham dự.

Mục tiêu thật đơn giản. Ít hành chính hơn. Niềm tin nhiều hơn. Sự kiện tốt hơn.

Nếu bạn tin rằng sự kiện là quan trọng, và bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho phần thực sự có ý nghĩa, hãy thử.

Chúng tôi đã ra mắt hôm nay. Các đội nhóm đang dùng nó cho hội nghị vào tháng 9, tour vào tháng 10 và các meetup cộng đồng vào tuần tới.

Cảm ơn tất cả mọi người đã thử nghiệm cùng chúng tôi. Cảm ơn các ban tổ chức đã đưa phản hồi thật lòng. Cảm ơn các đối tác đã giúp chúng tôi xây lớp thanh toán và tuân thủ.

Hãy để chúng ta làm cho năm 2026 trở thành năm tốt nhất cho sự kiện. Không phải vì chúng lớn hơn, mà vì chúng được vận hành tốt hơn.

Nếu bạn có câu hỏi, hãy trả lời ở đây. Nếu bạn muốn xem trực tiếp, hãy đặt lịch demo. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện, hãy tạo hợp đồng đầu tiên của bạn ngay hôm nay.

Chúng tôi xây dựng thứ này cho bạn.