Vì vậy, tôi đã suy nghĩ về điều này rất nhiều gần đây—tôi thực sự nên làm gì với tất cả các sao kê ngân hàng và tài liệu tài chính chất đống này? Như, tôi có thực sự cần giữ tất cả mọi thứ mãi mãi không, hay cuối cùng tôi có thể vứt bỏ một số thứ này đi?

Hóa ra có câu trả lời khá đơn giản, và nó phụ thuộc vào những gì bạn đang giữ lại. Để tôi phân tích những gì tôi đã học được vì thành thật mà nói, điều đó đã mở mắt cho tôi.

Đầu tiên, những điều cơ bản. Sao kê ngân hàng và sao kê thẻ tín dụng? Giữ chúng ít nhất một năm. Hầu hết mọi người không nhận ra rằng các ngân hàng bắt buộc phải giữ hồ sơ trong vòng năm năm, vì vậy nếu bạn cần tra cứu gì đó, thường bạn có thể lấy bản sao từ họ. Nhưng vấn đề là—nếu bạn vẫn còn xử lý các sao kê giấy, có lẽ đáng để quét một vài cái quan trọng và giữ bản kỹ thuật số ở nơi an toàn. Nhiều người hiện nay đã chuyển sang không dùng giấy nữa, điều này thật sự giúp cuộc sống dễ dàng hơn.

Bây giờ, các séc đã bị hủy bỏ là thứ mọi người hỏi rất nhiều. Bạn nên giữ séc đã hủy bao lâu? Câu trả lời tiêu chuẩn là một năm, nhưng có một điều cần lưu ý. Nếu bạn dùng chúng cho mục đích thuế hoặc để chứng minh điều gì đó quan trọng, bạn có thể muốn giữ lâu hơn. Thực ra, tôi giữ của mình ít nhất một năm vì tôi thích tham khảo chúng khi cân đối tài khoản hàng tháng. Nếu ngân hàng của bạn không gửi bản sao nữa, bạn có thể yêu cầu chúng trong vòng tối đa năm năm, vậy là bạn không bị mắc kẹt hoàn toàn.

Vấn đề thuế là nơi mọi thứ trở nên nghiêm trọng hơn. IRS có thể kiểm tra hồ sơ của bạn từ ba đến bảy năm sau khi bạn nộp, vì vậy cách an toàn là giữ tất cả các tờ khai thuế và tài liệu hỗ trợ—bao gồm sao kê ngân hàng, 1099, W-2, hóa đơn cho các khoản quyên góp từ thiện, chi phí y tế, về cơ bản bất cứ thứ gì xác nhận những gì bạn đã báo cáo—ít nhất bảy năm. Ừ, nghe có vẻ nhiều, nhưng đáng giá nếu bạn bị kiểm tra.

Hóa đơn thì khác một chút. Bạn thường có thể vứt chúng sau một tháng trừ khi chúng liên quan đến khoản khấu trừ thuế. Ví dụ, nếu bạn khai khấu trừ văn phòng tại nhà, bạn cần giữ hóa đơn tiện ích trong ba năm. Cũng vậy với các khoản thanh toán học phí hoặc đóng góp vào tài khoản tiết kiệm y tế.

Về cách lưu trữ tất cả những thứ này, bạn có nhiều lựa chọn. Một số người thích dùng đám mây—tiện lợi và có thể truy cập từ bất cứ đâu. Các máy chủ thường khá an toàn với mã hóa và tường lửa, mặc dù rõ ràng luôn có rủi ro nếu bị hack. Những người khác thích giữ bản cứng trong hộp chống cháy hoặc két sắt, điều tôi hiểu. Có điều gì đó an tâm khi biết giấy tờ của bạn nằm ngay đó.

Cá nhân tôi nghĩ cách tốt nhất là kết hợp các phương pháp. Có thể quét các tài liệu quan trọng của bạn và sao lưu chúng trên ổ cứng ngoài, rồi giữ bản gốc trong hộp khóa hoặc két sắt gửi ngân hàng. Đối với những thứ cực kỳ quan trọng như giấy khai sinh, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thế chấp, tờ khai thuế và tài liệu về hưu trí, chắc chắn nên chọn cách an toàn.

Một điều tôi không thể nhấn mạnh đủ: khi cuối cùng bạn sẵn sàng vứt bỏ tài liệu, đừng chỉ bỏ chúng vào thùng rác. Hãy dùng máy hủy tài liệu. Trộm cắp danh tính là có thật, và tất cả thông tin cá nhân trên các sao kê cũ và hóa đơn của bạn chính là thứ mà kẻ trộm đang tìm kiếm.

Mục đích của việc giữ gìn tổ chức không phải để trở nên quá cực đoan—mà là để biết chính xác những gì bạn cần giữ và những gì có thể bỏ đi. Như vậy, bạn không bị ngập trong giấy tờ, nhưng vẫn có những thứ cần thiết nếu IRS gõ cửa hoặc bạn cần tranh chấp gì đó với ngân hàng. Đó là một trong những việc đòi hỏi chút công sức ban đầu nhưng sẽ giúp bạn tránh được rắc rối lớn sau này.