Bạn có bao giờ cảm thấy bị ngập trong công việc, không biết bắt đầu từ đâu không? Mình cũng vậy cho đến khi tìm hiểu về Getting Things Done - hay gtd là gì mà nó lại được rất nhiều người khuyên dùng.

Getting Things Done là hệ thống quản lý công việc giúp bạn tổ chức mọi thứ khoa học và hiệu quả. Thay vì cố gắng nhớ hết mọi việc trong đầu (điều này chỉ làm giảm sự tập trung), gtd là gì cơ bản là một cách để bạn 'giải phóng' bộ nhớ bằng cách ghi lại mọi thứ vào một hệ thống đáng tin cậy.

Cái hay của phương pháp này là nó hoạt động dựa trên 5 giai đoạn đơn giản. Trước tiên, bạn thu thập tất cả - từ việc công ty đến ý tưởng cá nhân, tất cả đều ghi vào một nơi. Sau đó, làm rõ xem việc nào thực sự cần hành động. Có một quy tắc 2 phút rất hữu ích: nếu việc gì đó làm xong trong dưới 2 phút thì cứ làm ngay luôn.

Tiếp theo là sắp xếp công việc thành các nhóm - việc cần làm ngay, việc chờ xử lý, dự án, lịch hẹn. Bước thực hiện là chọn việc nào phù hợp nhất dựa vào ưu tiên, thời gian, và năng lượng hiện có của bạn. Cuối cùng, mỗi tuần hãy dành 30-45 phút để rà soát lại toàn bộ hệ thống, cập nhật tiến độ và điều chỉnh kế hoạch.

Mình đã thử áp dụng và thấy kết quả khá rõ. Căng thẳng giảm đi vì bạn không còn lo quên việc gì. Sự tập trung tốt hơn vì bạn biết chính xác cần làm gì. Thời gian được tối ưu hơn vì không lãng phí suy nghĩ. Theo nhiều nghiên cứu, những người áp dụng phương pháp quản lý công việc khoa học có thể tăng năng suất từ 20-40% so với cách làm truyền thống.

Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể dùng bất kỳ công cụ nào từ sổ tay, Google Keep, Notion cho đến Todoist hay TickTick. Cái quan trọng là xây dựng một 'Inbox' để thu thập, rồi tạo các danh sách như 'Next Actions' (việc cần làm tiếp), 'Projects', 'Waiting For' (việc đang chờ), 'Someday/Maybe' (việc có thể làm sau).

Mình có một đồng nghiệp làm marketing đã áp dụng gtd là gì và thấy hiệu quả. Trước đó cô ấy luôn cảm thấy bị áp lực với hàng loạt bài viết, cuộc họp, quảng cáo. Sau khi áp dụng, cô ấy tổ chức rõ ràng: viết outline bài SEO là việc cần làm tiếp, chiến dịch SEO Q1 là dự án, khách hàng duyệt nội dung là việc đang chờ. Kết quả là stress giảm, kiểm soát tiến độ tốt hơn, và hiệu suất tăng 35%.

Nhưng cũng có những lưu ý. Hệ thống cần thời gian để làm quen, và nếu thiếu kỷ luật thì dễ bỏ cuộc. Một số người cũng có xu hướng làm quá phức tạp, hoặc thu thập không đầy đủ, không rà soát hàng tuần nên hiệu quả bị giảm.

Nhìn chung, trong thời đại đa nhiệm và áp lực cao như bây giờ, Getting Things Done không chỉ là phương pháp quản lý công việc mà còn là một triết lý sống. Chỉ cần áp dụng đúng và kiên trì khoảng 2-4 tuần, bạn sẽ cảm nhận được sự khác biệt rõ rệt.